A atual gestão da Câmara de Foz do Iguaçu segue promovendo diversas mudanças de fluxos e processos, a fim de dinamizar rotinas e tornar o trabalho mais eficiente. Paralelo a isso, a preocupação com o uso mais consciente dos recursos públicos também tem sido um norte. Em mais uma iniciativa nesse sentido, o Poder Legislativo implantou um serviço especializado para digitalização de documentos e organização de arquivos. A medida reduz custos, otimiza espaço e facilita o acesso do público aos dados.
As pastas de arquivo que ocupavam duas salas do anexo e estavam em condições inadequadas estão sendo digitalizadas e armazenadas corretamente. “Estamos otimizando os recursos públicos. Utilizávamos duas salas alugadas para guardar as pastas com esses arquivos em papel. Agora, eliminamos a necessidade desse aluguel e demos a destinação adequada aos documentos”, destacou o presidente do Legislativo, vereador João Morales. O armazenamento é mais uma ação que resulta na economia dos custos com alugueis. Esta é também uma das medidas que possibilitaram a devolução de dois andares alugados do chamado anexo, que tinham custo anual de quase meio milhão de reais.
*Arquivos não tinham armazenamento adequado há mais de 10 anos*
Os arquivos trabalhados não tinham armazenamento adequado, ficavam expostos a intempéries. Também não havia o fácil acesso aos documentos quando necessária uma consulta, seja por servidores ou pela população que por vezes fazia requisição ao Legislativo para ter acesso, por exemplo, a algum documento histórico para trabalho de pesquisa.
*Destinação correta aos documentos*
Com a implantação do serviço especializado e mudança promovida pela gestão da Câmara, “os arquivos ficam armazenados em conformidade com a legislação, e as normas afetas à matéria, em condições adequadas de temperatura e umidade. Há ainda uma apólice de seguros do acervo, sendo que os custos já estão incluídos no valor citado”, explicou o Assistente Técnico da Diretoria de Administração, Nei Schlotefeldt. Atualmente, o custo anual do arquivo é de R$ 41.507,69.
*Como servidores podem ter acesso aos documentos?*
Quando há alguma demanda documental específica, o servidor fiscal de contratos faz a requisição do arquivo, que é digitalizado e enviado para a Casa no prazo máximo de 24 horas e, em sendo urgente até 4 horas.
*Como o cidadão pode requisitar documentos?*
O cidadão pode protocolar o pedido de documento e a Câmara, em sendo deferido o pedido, observa os mesmos prazos referidos acima. O protocolo do pedido pode ser feito via plataforma digital 1doc, pelo link: https://fozdoiguacu.1doc.com.br/b.php?pg=wp/wp&itd=12.
*Medidas devem reduzir produção de documentos físicos*
“Hoje com a transformação digital, a gente tem uma estimativa que deixou de imprimir 58 mil documentos nesse período que a gente mudou as práticas. Já foram produzidos quase 12 mil documentos oficiais de forma online”, elencou Fabiano Borghetti, Assistente Técnico da Diretoria Geral da Câmara.
A mudanças devem seguir acontecendo. “Temos agora também uma comissão de servidores que está trabalhando com uma tabela de temporalidade dos documentos, a fim de verificarmos o que será possível expurgarmos de arquivo físico. A ideia com isso é ir reduzindo casa vez mais a própria produção de documentos físicos, o que está alinhado ao processo de digitalização, redução de custos e pauta ambiental”, frisou Fabiano Borghetti.
https://youtu.be/TP14xU43ogY?si=eoYliekSlfaMcC7k
*Foto: Christian Rizzi - Câmara Foz*
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